Che sia importante saper gestire il tempo è una certezza.
Ti sarà capitato di sentire o pronunciare frasi di questo tipo:
“Vorrei che la mia giornata fosse di 40 ore”;
“Mi piacerebbe studiare inglese ma non ho tempo”;
“Se solo avessi tempo andrei a trovare la nonna”;
“Per colpa di tutte le e-mail che ricevo non ho mai tempo per dedicarmi al miglioramento dei miei prodotti e servizi”.
In finanza il trascorrere del tempo determina il costo di una operazione. Più una operazione dura nel tempo e più aumenta il rischio dell’operazione stessa (d’altra parte chi può prevedere cose molto lontane?) e il tasso di rendimento si alza sulla base della seguente legge:
Più alto è il rischio, maggiore deve essere il rendimento.
Un rischio più elevato nei paesi in via di sviluppo determina che il rendimento dei titoli (azioni o bond) delle imprese di quei paesi, a parità di condizioni, sia più elevato di quello di imprese di paesi storicamente avanzati.
Per i consumatori il tempo è la misura del valore delle cose da acquistare. Con il tempo dedicato al lavoro, infatti, otteniamo il denaro necessario a comprare i prodotti.
Per filosofi, scienziati e pensatori il tempo è necessario per elaborare una teoria o esprimere un concetto articolato.
Festìna lente (affrettati lentamente) era il motto di Cosimo I de Medici per esprimere il concetto, ancora attuale, che dobbiamo essere efficienti ma con ponderatezza. Bisogna correre per essere più veloci della concorrenza ma dobbiamo correre nella direzione giusta. E la direzione giusta la possiamo trovare solo se ci fermiamo a pensare almeno un po’.
Da alcuni anni spopolano libri e corsi che parlano di gestione del tempo. Gli argomenti più gettonati sono:
- definire le priorità;
- distinguere le attività urgenti da quelle importanti;
- imparare a delegare;
- pianificare e controllare;
Le tecniche che si possono applicare per gestire il tempo sono molto diverse tra loro.
Alcune tecniche si basano su sistemi di pianificazione manuali o carta e penna:
- orologi, cronometri, timer;
- agende e organizer.
Altre tecniche utilizzano software specifici (per PC oppure per smartphone):
- timer su PC (es: la tecnica del pomodoro);
- time-sheet;
- agende elettroniche;
- applicazioni.
Molte tecniche sono accomunate dal fatto che i piani quotidiani o settimanali sono definiti sulla base di elenchi più o meno lunghi di attività da svolgere e dalla successiva attribuzione a ciascuna attività di un certo grado di importanza (priorità alta, media, bassa).
Personalmente da anni utilizzo 2 strumenti:
- attività di Outlook;
- time-sheet in Excel;
Con le attività di Outlook è possibile:
- definire le attività da svolgere;
- classificare le attività in base alla priorità;
- definire una scadenza operativa indicativa di inizio lavori;
- definire i mansionari individuali da assegnare al personale;
Con i time-sheet in Excel è possibile:
- pianificare le attività prioritarie e quelle secondarie da svolgere (nella giornata o nella settimana);
- definire a priori il tempo stimato per svolgere le attività del giorno;
- verificare a consuntivo il tempo effettivo;
- analizzare gli scostamenti;
- definire una graduatoria delle attività sulla base dell’assorbimento della risorsa “tempo” (l’orizzonte temporale di analisi, in questo caso, può essere il mese, il trimestre o l’anno);
- assegnare, sulla base di una classifica delle principali aree strategiche di affari (ASA), risorse umane alle varie mansioni;
- calcolare i costi delle varie ASA.
Ti consiglio di sperimentare quella tecnica o quel mix di tecniche che meglio si adattano al tuo carattere e al tuo modo di lavorare.
Il fine ultimo delle tecniche da applicare per gestire il tempo, infatti, dovrebbe essere quello di acquisire maggior controllo e ridurre lo stress.
Quindi, nella speranza che anche tu possa trovare la via per una miglior gestione del tuo tempo non mi resta che salutarti riportandoti la massima da cui ho tratto spunto per questo post:
“Se non avete ancora raggiunto la chiarezza, fatene il vostro primo obiettivo. Attraversare la vita senza sapere bene quello che si vuole è un enorme spreco di tempo. La maggior parte delle persone indugia eccessivamente nell’incertezza. Aspettano che qualche forza esterna squarci il velo per loro, senza mai rendersi conto che la chiarezza proviene da se stessi. È l’universo che attende voi, non l’opposto, e continuerà ad attendervi finché non deciderete. Aspettare che la chiarezza venga da sé è come essere uno scultore che fissa un blocco di marmo, in attesa che la statua potenzialmente contenuta al suo interno elimini da sé tutto ciò che è superfluo. Non aspettate che la chiarezza si materializzi spontaneamente. Impugnate uno scalpello e datevi da fare”. (Steve Pavlina)